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RIOS – a story to tell

RIOS – Geschichten rund um ein Reha Informations- & Organisations-Systems

Ich plaudere normalerweise ungern aus der Vergangenheit, denn Nostalgie ist nicht für Jedermann und Jederfrau erstrebenswert. Auch gehe ich nicht davon aus reges Interesse oder Hurra!-Rufe auszulösen und doch ist heute die Zeit des Storytellings um Erfolg zu haben 🙂

Also doch die Zeit der RIOS Nostalgie – Mitten in der Entwicklung & Pilotierung eines neuen Produktes „Magnet Magazin“ – reflektieren über gesammelte Eindrücke, Erfahrungen und Aha-Effekte aus der „guten, alten“ RIOS-Zeit!

RIOS – Einordnung des Themas

Unterstützung! Das ist der hauptsächliche Begriff der mir noch hängengeblieben ist. Während meiner ganzen beruflichen Laufbahn hatte ich – weder mit Mitarbeitern noch Partnern – einen solchen Bedarf an unterstütztenden Assistenten – außer natürlich aktuell und akut wieder aber anders!
Jede Zusammenarbeit in Engagements erforderte die Teilnahme, Assistenz und Einbringung vieler Parteien. Egal ob dies Einrichtungen, Teilnehmer, Mitarbeiter, Entwickler oder sogar Kostenträger waren. Alle waren bei den Maßnahmen und Aufgaben beruflich wie persönlich gefragt sich einzubringen.

Wer hatte schon Erfahrung – in der damaligen Zeit – mit individueller Informationssystem-Entwicklung um Daten, Informationen und Wissen per Knopfdruck zu erlangen. Die Standardisierung des Rehaverlaufs, geschweige denn die elektronische Erfassung aller relevanten Arbeitsprozesse waren noch weit weg von dem was heute modulweise und unkompliziert in nahezu allen Einrichtungen zur Abdeckung der Förderbedarfe aber auch der internen Prozessabbildung eingesetzt wird.

Nicht immer – auch schon damals – waren alle Informationen einer Teilnehmerakte ausreichend verfügbar um die täglichen, individuellen Anforderungen zu erfüllen. Für ein EDV-System zur Abbildung aller Rehabilitations-Informationen – so wie es theoretisch damals schon der Kostenträger verlangte – wurden nahezu unlösbare Anforderungen gestellt.
Das von mir gegründete Unternehmen – ursprünglich AppCo für Application Consulting – war gerade frisch umfirmiert zu Halvotec = Hafner + lerch + vogl + technologie – und hatte mehr als die Schnauze voll von hektischen und unkoordinierten IT-Projekten; hüpfen von Thema zu Thema ohne jegliche Verschnaufpause.

Immer unter Zeitdruck und keine eigene Standardsoftware in Sicht! Also musste ein Nichen-Markt her den man bearbeiten kann. Durch Zufall ergab sich aus einer Schulung, also einem IT-Training über einen Partner aus dem Bereich Informationstechnik-Weiterbildung ein mehrtätiger Workshop um die Datenbanksysteme zu einer internen Neuentwicklung im Bereich Reha-Verwaltung zu realisieren.
Als Datenbankspezialist und Speerspitze des Unternehmens verbrachte ich mehrere Tage in einem BfW (Berufsförderungswerk).

Im Rahmen des gemeinsamen Engagements, um die hausintern entwickelte Software zu stabilisieren und zu optimieren, kam schnell zu Tage, dass ein völlig veralteter Umsetzungs-Ansatz gewählt wurde. Weder Webtechnologie noch Prozessabbildung waren im Fokus. Nein, klassische Maskenreihungen welche weder vereinfachtes Erfassen der Prozessdaten unterstützte, noch modulweises Anbieten der zugehörigen Informationen aus allen Bereichen um Maßnahmen, Fehlzeiten. Sonstige Individualleistungen für die Teilnehmer wurden quasi gar nicht abgebildet, wenn Bemerkungsfelder nicht gelten 🙂
Eine zentrale Teilnehmerakte wäre das Idealbild so der Tenor aller!

Auf Knopfdruck den gesamten Förderplan, alle medizinischen Daten die erfasst wurden, die kostenträger-relevanten Daten, die Fehlzeiten der Teilnehmer und und und … einfach alles was die berufliche Reha ausmacht und es dem Mitarbeiter im Haus erleichtert den gesamten Rehaverlauf kompetent und schlank abzubilden.

Nun gut, es kam wie es kommen musste. Man legte ein Angebot zur Unterstützung des Projektes, half hier und dort mit vereinten Kräften in der Entwicklung um möglichst erfolgreich ein in Schieflage befindliches Software-Projekt wieder „auf Schiene“ zu bekommen. Doch jetzt kam die ureigene Zielsetzung in’s Spiel: Eine Nichen-Software wollte man entwickeln, einen Markt erobern …

Das Engagement wurde sehr schnell mit mehr Verantwortung hinterlegt und als Individual-Software-Projekt komplett an uns vergeben. Im Rahmen der Erfassung der Anforderungen liefen zahllose Meetings und Workshops mit allen beteiligten Fachbereichen, egal ob Ausbildung, Praktikum, ärztliche Dienste, Geschäftsleitung. Ja bis hin zu externen, angebundenen Stellen wie Kostenträger oder Integrationsfirmen.

Ziel war es damals schon auf Basis einer zentralen Teilnehmerakte alle angebotenen Leistungen im Rahmen des Förderplans zu planen, erfassen und auszuwerten.

Der individuelle Rehaverlauf des einzelnen und die komplizierte Abwicklung der Leistungserfassung und Verrechnung. Alle Anwender und damit prozess-lastigen Anwendungen mussten vereinfacht und in Form von Asssistenten unkompliziert abgebildet werden sodass mit Hilfe des neuen „Reha-Informations-und-Organisations-Systems“ eine Zusammenarbeit auf virtueller, elektronischer Basis für alle Kernbereiche des Hauses entstand.

Diese Softwarelösung überstieg natürlich jedes Maß an Umsetzungsbudget des direkten Kunden, sodass es nicht lange dauerte bis man darum bittete weitere Einrichtungen in’s Boot zu nehmen.

  1. um eine Varianz der Prozesse im Sinne von Best-Practice einholen zu können
  2. um die Entwicklungskosten auf mehrere zu verteilen
  3. um dem Anspruch einer Nichen-Lösung als Produkt gerecht zu werden

Andere Bildungshäuser, ob in der Region oder nicht war irrelevant, wurden akquiriert und in die Pilotphase eingebunden. Jetzt war es oberstes Gebot praxisorientiert mit stringenter Planung mehrere Lösungsansätze für ähnliche Prozesse unterschiedlicher Reha-Verwaltungen in Einklang zu bekommen.

In dieser Zeit hüpfte ich von Meeting zu Meeting von Workshop zu Workshop. Immer mit nur einem Ziel vor Augen: Vor lauter Bäumen den Wald nicht zu übersehen. Soll heissen die Kernfunktionalitäten zu identifizieren:

Abrechnung, Fehlzeiten, Teilnehmerakte mit Kontaktdaten und Förderplan-Infos, medizinische Protokollierungspflichten, Internatsdienste …

Alle Anwender, aus nun 3 Einrichtungen der beruflichen Rehabilitation wollten zielgerecht bedient werden.
Und eins seien Sie sich sicher, lieber Leser, Ziele hatte jeder am Prozess Beteiligte dabei andere 🙂

Nun gut, RIOS wuchs und gedieh. Die modernsten Ansätze der damaligen Zeit wurden eingesetzt: DB-System, Prozessabbildung im Assistenz-Stil, Intranet-Technologie. Das Konzept war extrem anspruchsvoll und ermöglichte es alle Unternehmensbereiche modulweise zu verbinden.
Alle Aufgaben zur Bewältigung des individuellen Förderbedarfs des Teilnehmers bis hin zur exakten Abrechnung gegenüber den Kostenträgern!

Voila! Eine Nichen-Lösung für die BfW’s dieser Welt war erschaffen und hatte einen Namen:
RIOS = Reha- Informations- & Organisationssystem

Was hier nur wenige Zeilen in Anspruch nimmt war ein Prozess mit unzähligen Beteiligten die unter großen Umsetzungsschmerzen zusammenarbeiteten und damit eine, für damalige Verhältnisse, einzigartige Lösung geschaffen haben. Die berufliche Rehabilitations-Szene war aufgerüttelt was EDV-gestützte Prozesslösungen betraf.

RIOS Pilotierung und danach

Ich würde die erste Phase unter Pilotierung von drei Häusern
aus der Sozialwirtschaft zusammenfassen.

Nach Fertigstellung und Übergabe des ersten Pilotprojektes – denn von faktischem Produkt war noch lange keine Rede – wurden alle Netzwerke innerhalb der BfW-Szene angefixt und mit Terminvorschlägen und Präsentationen penetriert.
Nicht ohne Erfolg und doch mit einem hohen Maß an Mißtrauen und für uns spürbarer Ablehnung konfrontiert. Der Grund?
Etablierte, bisherige Lieferanten mit – aus unserer Sicht – völlig veralteten Software-Umsetzungen wurden wach und bemühten sich mit eigenen Modul-Erweiterungen und wunderschön skizzierten Release-Plänen unseren technisch-organisatorischen Durchbruch herunterzuspielen und die eigene Braut zu schmücken.

Doch Konkurrenz belebt das Geschäft wie es so schön heisst!

Wer hatte schon zur damaligen Zeit ein Komplett-System auf Intranet-Basis mit allen erdenklichen Schnittstellen und Abbildung aller nötigen fachlichen Modulen auf modernstem Stand bzgl. Erfüllung aller fachlichen Anforderungen.

Offensichtliche Unique-Selling-Points der RIOS Software:

  • Kostenträger Abrechnung auf Knopfdruck – fast schon in Echtzeit
  • Stundenpläne & Fehlzeiten komplett flexibel verwaltbar
  • Jegliche Listen, Aufgaben, Kontakte in einem System verwaltbar
  • unzählige Schnittstellen zu Fremdsystemen

Und doch war der eigentliche Grund des Durchbruchs:

  • Vernetzung & harte Vertriebsarbeit
  • Exorbitanter Aufbau von Prozesswissen & Best Practice
  • unschlagbares Kosten-/Leistungsverhältnis der Software-Lösung RIOS

In Summe entstand das flexibelste, effizienteste Reha-Info-System gepaart mit ein paar Menschen die umfassendes Reha-Organisations-Wissen aufbauen durften und nun weitergeben konnten – in Form von Software und Projektarbeit.

Chronologisch betrachtet:
Die Professionalität der Lösung kam erst weit später als die eigentlichen Verkaufs- & Umsetzungleistungen. Die ersten Projekte waren wie Spießrutenlaufen.

Das Produkt und die Lösung reifte beim Kunden und genau das machte sie einzigartig aber auch schwer handhabbar als „Standard-Produkt“.

Die branchenspezifische Lösung RIOS zur Bewältigung aller Kernbereiche der Organisationsaufgaben einer sozialen Einrichtung im Bereich berufliche Rehabilitation war geschaffen!

Eines meiner herausfordernsten Projekte aller Zeiten!

RIOS – Was war mein Teil?

Nun ja, nicht alle damals involvierten Personen würden mir Bestnoten in allen Belangen zusprechen, denn ich fühlte mich und war auch: 10-Kämpfer ohne Sonderausbildung 🙂

Soll heißen: Von Projekt-/Produkt-Nährboden schaffen, über Deals an Land ziehen, Produktkonzeptionierung, DB-Strukturierung bis Eskalationsmanagement und Krisenbewältigung war alles dabei!

Präsentationstermine, Messeabwicklungen, keine noch so anspruchsvolle Vertragsanbahnung sollte mich abschrecken den Weg weiter zu gehen und für die Branche und mein „Startup“ eine unvergessliche Erfolgsgeschichte zu realisieren.

RIOS es lebe hoch und hat mir viel Freud‘ und Schmerz zugleich bereitet!

Dass ich nicht „geheilt“ bin sieht man daran, dass ich seit mehr als 3 Jahren ein neues „Baby“ anschiebe.
Dieses Mal ist es nicht mit 3 Pilotkunden getan und es geht auch nicht um klar strukturierte Prozessoptimierung.

Nichts anderes als die Revolutionierung des Informations-Mgmts im Bereich Inhalte & Online-Marketing läuft da draussen und ich bin mit Herzblut dabei … Verlage & Verleger zieht Euch gar nicht erst warm an denn schwitzen werdet ihr so und so 🙂

stay tuned …

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